Regulamin zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa został wprowadzony Zarządzeniem dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu numer 61/24 - 17 września 2024 r.
Regulamin został ustalony po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi.
Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sosnowcu, czyli 25 września 2024 r.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa
Postanowienia ogólne
§1.
- Regulamin zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, zawierający procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, zwany dalej regulaminem określa wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
- Celem Regulaminu jest:
- zapewnienie bezpieczeństwa Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
- propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
Definicje
§2.
Przez użyte w regulaminie określenia rozumie się:
- działanie następcze - działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych,
- działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,
- dyrektor - dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu,
- informacja o naruszeniu prawa - informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
- informacja zwrotna - przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
- kontekst związany z pracą - przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,
- MOPS - Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Sosnowcu,
- naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące obszarów wymienionych w ustawie o ochronie sygnalistów,
- osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa o ochronie sygnalistów przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
- osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
- osoba powiązana z sygnalistą - osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu 115 §11ustawy - Kodeks karny, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,
- sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wskazana w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów,
- ujawnienie publiczne - podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej,
- zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
Przedmiot zgłoszenia
§3.
- W ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają naruszenia prawa określone w ust. 2 i 3 niniejszego paragrafu.
- Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji,
2) zamówień publicznych,
3) usług, produktów i rynków finansowych,
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
6) bezpieczeństwa transportu,
7) ochrony środowiska,
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
9) bezpieczeństwa żywności i pasz,
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
11) zdrowia publicznego,
12) ochrony konsumentów,
13) ochrony prywatności i danych osobowych,
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
- Dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych można zgłosić naruszenia prawa dotyczące występowania działań i zachowań o charakterze mobbingowym, o których mowa w polityce antymobbingowej obowiązującej w MOPS.
Sygnalista
§4.
- Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
- Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Sygnalista podlega odpowiedzialności karnej, określonej w przepisach prawa, jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.
Przyjmowanie zgłoszeń
§5.
- Przyjmowaniem zgłoszeń w MOPS zajmują się upoważnieni pracownicy Zespołu Specjalistów, tj.
- Anna Kunicka,
- Tomasz Sender.
- W sytuacjach szczególnych dyrektor może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
- W przypadku, o którym mowa w ust. 2, informację o osobach czasowo upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych podaje się do wiadomości osób wykonujących pracę w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sosnowcu oraz zamieszcza na SAMBIE w zakładce Informacje ogólne pn. REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH, a także na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MOPS i stronie internetowej MOPS.
Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
§6.
- Zgłoszeń wewnętrznych można dokonywać ustnie lub pisemnie:
- telefonicznie pod numerem telefonu
32 296 22 28 za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, - na wniosek sygnalisty osobiście w Zespole Specjalistów
pokój nr 214, II piętro, ul. 3 Maja 33, Sosnowiec
podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, - pisemnie na adres:
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej
ul. 3 Maja 33,
41-200 Sosnowiec
w zamkniętej kopercie, z dopiskiem na kopercie: „Zgłoszenie - do rąk własnych ZS – pok. 214”, - na dedykowany adres mailowy:
sygnalisci@mopssosnowiec.pl.
- W przypadku dokonania zgłoszenia w inny sposób niż wskazany w ust. 1, będzie ono rozpatrywane, ale nie gwarantuje się racjonalnej poufności informacji, z uwagi na nieautoryzowane uczestnictwo innych osób
w przekazaniu zgłoszenia.
§7.
- W przypadku zgłoszenia telefonicznego:
- jest ono dokumentowane w formie protokołu rozmowy przez osobę odbierającą połączenie, zwanym protokołem przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa; wzór protokołu określono w załączniku nr 1,
- po spisaniu protokołu, jego treść jest odczytywana sygnaliście,
- sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu przez jego podpisanie.
- W przypadku zgłoszenia osobistego:
- za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, zwanym protokołem przyjęcia zgłoszenia o naruszeniu prawa; wzór protokołu określono w załączniku nr 1,
- sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie,
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazywane jest sygnaliście przez przyjmującego zgłoszenie po zaakceptowaniu przez sygnalistę protokołu spotkania.
- W przypadku zgłoszenia pisemnego:
- zgłoszenie powinno być dostarczone w zamkniętej kopercie – w celu umożliwienia zachowania poufności,
- koperta otwierana jest przez pracowników wskazanych w §5.
- W przypadku zgłoszenia na dedykowany adres mailowy sygnalisci@mopssosnowiec.pl zaleca się aby:
- zgłoszenie nie stanowiło treści wiadomości, ale załącznik do wiadomości,
- załącznik był zaszyfrowany za pomocą hasła, z użyciem zaszyfrowanego pliku pdf lub zaszyfrowanego dokumentu edytowalnego (np. Word) oraz aby plik nie miał formy edytowalnej,
- hasło do otwarcia pliku zostało przekazane odrębnie, w tym samym dniu, w którym dokonano zgłoszenia,
- hasło spełniało minimalne wymogi bezpieczeństwa (duże i małe litery, cyfry i znaki specjalne),
- tytułować korespondencję przedrostkiem „Zgłoszenie”.
§8.
- Zgłoszenie powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
- dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko (z wyjątkiem zgłoszeń anonimowych), adres do kontaktu (adresem do kontaktu może być również adres poczty elektronicznej - e-mail), na który należy przesłać potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informację zwrotną,
- datę sporządzenia zgłoszenia,
- wskazanie osoby/osób, której dotyczy zgłoszenie (imię, nazwisko, stanowisko lub komórka organizacyjna),
- przedmiot (opis) naruszenia prawa oraz czas (daty lub okres czasowy) naruszenia prawa.
- Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
- W przypadku nie podania adresu do kontaktu nie będzie możliwe przesłanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej.
Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne
§9.
- Zgłoszeń wewnętrznych można również dokonywać anonimowo.
- W razie nie podania adresu do kontaktu w przypadku zgłoszenia anonimowego - nie będzie możliwe przesłanie potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz informacji zwrotnej.
Potwierdzanie przyjęcia zgłoszeń wewnętrznych
§10.
- Obowiązkowo potwierdza się sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba, że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie – w takim przypadku potwierdzenia nie przekazuje się.
- Potwierdzaniem przyjmowania zgłoszeń zajmują się pracownicy wskazani w §5.
- Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenie określono w załączniku nr 2 do niniejszego regulaminu.
Rejestrowanie zgłoszeń wewnętrznych
§11.
- Wszelkie zgłoszenia wewnętrzne, w tym zgłoszenia anonimowe rejestrowane są przez pracowników wskazanych w §5, w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, zwanym dalej rejestrem, którego wzór określono w załączniku nr 3 do niniejszego regulaminu.
- Rejestr prowadzi się w formie elektronicznej w zaszyfrowanym pliku.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze przechowywane są zgodnie z art. 29 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Podejmowanie działań następczych
§12.
- Po otrzymaniu od pracowników, o których mowa w §5 informacji o zgłoszeniu wewnętrznym, dyrektor w uzgodnieniu z działającymi w MOPS zakładowymi organizacjami związkowymi, wyznacza Komisję, stanowiącą niezależną organizacyjnie jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia.
- Wyznaczenie Komisji następuje w formie pisemnej, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia.
- Pracami Komisji kieruje przewodniczący, a w razie jego nieobecności zastępca przewodniczącego.
- Komisja dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje działania następcze.
- Komisja działa bezstronnie oraz w sposób całkowicie niezależny, przy zachowaniu należytej staranności i sumienności podejmowanych działań.
- Pracownicy oraz inne osoby współpracujące z MOPS są zobowiązane do współpracy z Komisją w celu wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego.
- W przypadku potrzeby komunikowania się z sygnalistą w celu uzyskania dodatkowych informacji w trakcie prowadzenia działań następczych – komunikacja następuje za pośrednictwem pracowników wskazanych w § 5.
- Komisja zobowiązana jest rozpatrzyć zgłoszenie oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac. Wzór protokołu określono w załączniku nr 4 do niniejszego regulaminu.
- Protokół należy sporządzić w takim czasie aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście.
Przygotowywanie i przekazywanie informacji zwrotnej
§13.
- Komisja przygotowuje informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, którą przedstawia do podpisu dyrektorowi, w terminie umożliwiającym przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym:
- 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego,
- 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego w przypadku nieprzekazania potwierdzenia z powodu niepodania przez sygnalistę adresu do kontaktu - chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
- Informację zwrotną przekazują pracownicy wskazani w §5 na adres do kontaktu wskazany przez sygnalistę.
Ochrona danych osobowych
§14.
- Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie dyrektora.
- Pracownicy wskazani w §5 przekazują sygnaliście o ile wskazał adres do kontaktu, osobie, której dotyczy zgłoszenie oraz osobie trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, klauzulę informacyjną RODO, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
- W przypadku wpływu zgłoszenia w sposób inny niż wskazany w §6 ust. 1 i przyjęcia go przez pracownika nieuprawnionego, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której zgłoszenie dotyczy lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
Zgłoszenia zewnętrzne
§15.
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organy publiczne. W stosownych przypadkach zgłoszeń zewnętrznych można dokonać do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
- Zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się z użyciem kanałów zgłaszania udostępnionych przez podmioty przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne m.in. na stronach internetowych tych podmiotów.
- Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów przepisy w zakresie zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy, tj. od dnia 25 grudnia 2024 r.
Zakaz podejmowania działań odwetowych
§16.
- Nie można podejmować żadnych działań odwetowych ani prób lub gróźb zastosowania takich działań:
- wobec sygnalisty,
- wobec osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
- Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
Przegląd regulaminu
§17.
- Regulamin podlega przeglądowi raz w roku, z wyjątkiem roku, w którym regulamin został wydany.
- W przeglądzie regulaminu biorą udział działające w MOPS organizacje związkowe.
Administrator danych
§18.
Administratorem danych osobowych związanych ze zgłoszeniami jest MOPS, reprezentowany przez dyrektora.
Załaczniki:
